 FAXはパソコンで受信しよう
FAXが一般店で活用されるようになって十数年が経ち、電子メールが一般的になった今もまだなくてはならない存在ですね。
販売会社や問屋への発注もまだまだFAXが少なくありません。
 しかし、ここで気になるのは受信したFAXの紙。結構な量になりますよね。
それもほとんどが、販売会社などからの納期回答(右の画像)のようなすぐに不要になるものばかり。
そこでお勧めしたいのは、パソコンでのFAX受信です。
Windows95等は標準でFAX送受信の機能を持っていますから、送信はFAX専用機で、受信はパソコンで、というようにすれば、
(Windows98以降はWindows標準ではFAX機能はありませんので、NECや富士通のパソコンのようにFAXソフトが付属していない場合は、EasyFaxやSTARFAXなどのFAXソフトを購入すれば良いでしょう)
納期回答などは画面で確認するだけにして、不要になったら削除し、必要なものだけをプリンターで印刷する、という使い方が出来ます。驚くほど紙ゴミが減りますよ。
また、OCR発注以外の発注や問い合わせも、ワープロで雛形を作っておいて、そこに記入をして印刷する代わりにFAXで送れば無駄な用紙を使わなくて済みますし、相手側にも鮮明に送られますね。
ただ、これも電話とFAXを同じ回線で使用している場合は難しいので、ISDNの導入を検討されたらいかがでしょうか?
回線は今までと同じひとつだけで、i-ナンバーもしくはダイアルインを利用すれば、FAX専用の番号を設けて、FAXあるいはパソコンに直接着信させることが出来ます。
また、今まで電話とFAXの2回線を別で引いてみえた場合は、ISDNにしてひとつにまとめた方が経費が節約できます。
それまでFAX用に使っていた番号をダイアルイン番号に指定できますから、今までと同じ使い勝手で基本料金を少し抑えられますよ。
FAX受信用のパソコンですが、使われなくなった少し古いパソコンにFAXソフトを入れて、モデムをつなぎ、FAX専用に使う方法もありますね。
モデムも、FAXに使う場合、9600や14400bpsのもので十分(56kのモデムでも、FAXは9600か14400でしか通信できない)で、それより速い物を使う意味はありません。ただ、画面表示は最新のものより遅くなりますが。
また、パソコンとFAXの接続ですが、FAX回線をまずFAX専用機に接続し、FAX専用機に外部電話機を接続する端子があれば、そこへパソコンのモデムを接続しましょう。
なぜか、というと、パソコンが正常な時はパソコンで受信しますが、パソコンほどあてにならないものはありませんから、フリーズしてしまったりした時にFAX専用機で受信させるためです。
そして、そのためにFAX専用機も自動着信するようにして着信までの呼び出し回数を5回程度に、パソコンの方は着信までの呼び出し回数を0か1回に設定しておきます。
両者の呼び出し回数が同じくらいだと、正常に受信できませんから、必ずパソコン側の呼び出し回数を短くしておいてください。
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