工場長の五つの仕事でもお話ししました。コミュニケーションの重要性は、

考えれば考えるほど重要性を痛感します。

昔から話せば判る。目を見れば判ると、言うようにメール、電話、FAXでは、

なかなか思いは伝わりにくいものです。

同じ会議の場所で、同じ宴会で、同じ話しを聞いても、全く受け取り方が違った

りします。特に、話し合いの会議では無く、思いを伝える会議が日本では多いですが　

そのときに、どうすれば自分の頭の中を、相手に伝えることが出来るか、そのことが

できれば、工場運営はできたようなものですね。また、これが非常に難しいものです。

会議で打ちあわせて、結果を現場に見に行く。そして、やっていないじゃ無いか

なんて、次の会議で話しても仕方有りませんね。では具体的に、どうすれば思いが、

伝えられるか考えてみましょう。

受験勉強を思い出してください。不思議と参考書を読んでいるだけでなく、その大事な

ところをノートに書き写すと、覚えますね。書くと言うことが思ったより重要なのです。

ただ、人の話を聞いているだけでは、なかなか頭の中には入りませんね。

では、具体的に会議をどのように進めたらいいかまとめてみました。

１　会議で打ちあわせるときはノートを持参する

２　打ちあわせながら進行役にホワイトボードに要点を書かせる

３　打ちあわせ議事録をその日のうちに配布する

４　重要な点は項目ごとにメールを打つ

５　次回会議を設定する

６　次回会議の前に、必ず宿題をやっているか確認する

７　次回会議に、前回の議事録の読み合わせを行う

では、具体的に、お話したいと思います。

１　会議で打ちあわせるときはノートを持参する

　　よくノートをとらずに手帳に記入する人がいますが、私も色々なものを　

　　使いましたが、大学ノートが一番いいみたいですね。手帳だと書ききれないと

　　思います。　ノートを持ってこない人に対して、注意出来る会議になるといいですね。

２　打ちあわせながら進行役にホワイトボードに要点を書かせる

　　コピーできるホワイトボードが便利です。更に最近は、そのままパソコンに

　　取り込めるホワイトボードが出来た見たいですが、そうなると議事録は、

　　あっという間にできてしまいます。　

３　打ちあわせ議事録をその日のうちに配布する

　　ノートですと自分の都合の悪いことは、書かない方がいます。一番議事録で

　　重要なのは、次回までの宿題と担当を明確にするのが大切です。

４　重要な点は、項目ごとにメールを打つ

　　さらに、上司に当たる人がその中のポイントの所を何時何時までに、

　　報告してくださいと、メールを打つと担当者は忘れなくなりますね。

５　次回会議を設定する

　　会議の冒頭で、次回は何時何時と確認するのがベストです。基本は

　　会議は定例で行う方がいいのです。毎週月曜日、休日の時は、火曜日と　

　　定例で決めた方が、予定は作りやすいですね。

６　次回会議の前に、必ず宿題をやっているか確認する

　　月曜日なら、金曜日の夕方に、月曜日の資料、宿題は出来ているかどうかを、

　　事務局の人は確認する必要が、有ります。小学生の宿題の確認みたいですが、

　　確認をするか、しないかで会議の結果は大きく変わってきます。

　　会議の中で、何でやっていないんだ、なんて大声出しても何も進みません。

７　次回会議に、前回の議事録の読み合わせを行う

　　前回の宿題を、冒頭で確認し合うことで、担当者は逃げられなくなります。

　　会議の重要性、出席者全員の時間の重要性を認識させる事が大切だと

　　思います。

コミュニケーションをとって結果を求める。

インプットしてアウトプットを明確にする。アウトプットが異なればフィードバックする。

電子工学、増幅アンプでは、当たり前です。工程の改善行為でも結果を前工程に

フィードバックしないと、いい結果は出てこないと思います。

あなた、工場長は、インプットのみして、フィードバックの必要性を忘れていませんか？？