管理行為には、以下のように分けることができます。

・保存行為　　　　　　（ 財産の現状を維持するのに必要な一切の行為 ）
・利用行為　　　　　　（ 集会室を時間貸し等、その性質を利用して収益をあげる等 ）
・改良行為　　　　　　（ 物の性質を変えないで、その価値を高める ）
・変更行為――軽微変更（ その形状又は効用の著しい変更を伴わないもの ）
　　　　　――重大変更（ その形状又は効用の著しい変更を伴うもの ）

共用部分の保存行為は、各区分所有者もすることができますが、一般的には、理事会の決議において実施されていると思います。常に、保存行為については、理事会において、留意しなければならないといえます。保存行為以外の行為は、総会決議で決定することが、原則です。

なお、区分法第１８条により、共用部分の管理に関する事項の決定方法については、上記重大変更以外事項は、規約で別段の定めをすることができます。例えば、規約で、ある事項に関しては、管理者（理事長）及び理事会などで決定することができると定めることもできます。

一般的な規約では、管理及び理事長、理事会に関する規定があり組合運営は、その理事会において実施されますが、残念ながら、「何でも、理事長・理事会で決めている。」との理事長・理事会の独断専行の相談が多くあります。中には、管理規約がありながら、理事長による独自の運営をしている場合があることも現実です。マンション管理における理事長（管理者）とは、いかなる立場にあるのでしょうか？

３　管理者の代理権に加えた制限は､善意の第三者に対抗することができない。

４　管理者は､規約又は集会の決議により、その職務（第２項後段に規定する事項を含む。）に関し、区分所有者のために、�D原告又は被告となることができる。

５　管理者は、前項の規約により原告又は被告となったときは、遅滞なく、区分所有者にその旨を通知しなければならない。この場合には､第３５条第２項から第４項までの規定を準用する。

＜２８条＞　[ 委任の規定の準用 ]
　　　　この法律及び規約に定めるもののほか、管理者の権利義務は､委任に関する規定に従う。
　　　　
　　　　管理者の権利・義務については、区分所有法及び規約に定めがあるもののほかは、民法
　　　　の委任に関する規定が準用されます。
　　　　
　　　　善管注意義務・・善良なる管理者の注意をもって、管理業務を行わなければなりません。
　　　　これに違反して、区分所有者に損害を与えた場合には、それを賠償しなければなりません。

　　　　多くの理事長さんは、区分所有者及び居住者の共同の利益と快適なマンションライフの
　　　　ために奮闘なされていますが、理事会役員でない組合員の皆さんの協力も必要です。

＜区分所有法＞（マンション法とも言います）

正確には『建物の区分所有等に関する法律』､昭和５８年に大改正され現在に至る。略して「区分法」。マンション等の区分所有建物について発生する法律問題への対応、トラブル発生の未然防止等の為の法律です。

＜マンション管理法＞

正確には、「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」、略して「マン管法」。平成１３年８月１日施行。管理の適正化のため、国土交通大臣がマンション適正管理についての指針を示し、マンション管理士と管理業務主任者の設置、管理会社の登録制、管理推進センター指定等が制定されています。
　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　

＜マンション管理業＞

マンションの多くは、全部又は１部の管理業務を管理会社に管理委託しています。しかし、残念ながら委託関係にも多くのトラブル、課題があり、マンション管理の適正化のためマンション管理法が施行されました。その中に、管理業者の義務が制定されており、管理組合、区分所有者の皆さんが理解しておく必要があることが多数あります。
管理会社と違い、マンション管理に関しての法律関係や行政からの指導等、管理組合、区分所有者の皆さんへの情報の広報は、まだまだ不十分と言えます。しかし、マンションに居住する以上、管理規約を始め、マンション関連の法律等を知らないでは済まされません。お金の問題にも直結することです。管理会社とトラブルなく、うまく活用していく為にも管理会社のことを知る必要があると思います。概略となりますが、管理会社の義務ついてのページを作成しましたので参考としてください。
このホームページのマンション管理業をご覧ください。
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＜管理委託契約＞

このホームページの標準管理委託契約書をご覧ください。
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＜善管注意義務＞
善管注意義務とは、「委任を受けた人の、職業、地位、能力等において、社会通念上、要求される注意義務」であり、管理会社は単に受託業務を処理するだけでよいのではなく、専門家、そのプロとしての平均的な注意を尽くす必要があるということです。管理会社は、専門家、プロとして一般的にこれぐらいは払うであろうと思われる注意をもって管理業務を行わなければなりません。
このホームページの善管注意義務もご覧ください。
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＜管理組合＞

区分所有法では、「区分所有者は、全員で、建物並びにその敷地及び附属施設の管理を行うための団体を構成し、」とあり、複数の区分所有者が存在すれば当然に成立します。管理の主体は管理組合であり、管理会社任せにならないように、日頃から組合運営についての情報公開と理解と協力への広報が重要です。

＜組合契約＞

組合契約については、民法６６７条に「組合契約は各当事者が出資を為して共同の事業を営むことを約するに因りて其の効力を生ず」とあります。管理組合は法律上当然に成立する組合です。原則、組合の意思決定は多数決によるのですが、業務実施の円滑化の為に、業務執行組合員が行うことができ(民法６７０条２項)、理事会（理事長）がこれにあたり、組合員との関係は「委任契約」の規定が準用されます。

＜組合員＞

区分所有者は必然的に組合員となり、脱退の自由はありません。
区分所有法６条に区分所有者の権利義務等が又、１９条には共用部分の負担及び利益収取について定められています。建物の保存に有害な行為その他建物の管理に又は使用に関し組合員の共同の利益に反する行為をしてはならず、共有部分の持分に応じて共用部分の負担（管理費等）に任じ、生ずる利益を収取できます。

＜総会（集会）＞

管理組合の最高の意志決定機関。少なくとも年１回一定に開かれ、臨時の必要がある場合は臨時総会として開くことができます。区分所有者の１／５、議決権の１／５以上を有する者は総会の招集を管理者（Ex理事長）へ請求ができます。標準管理規約より総会の会議は議決権総数の半数以上を有する組合員の出席が必要であり、総会の議事は出席組合員の議決権の過半数で決することになります。（標準管理規約４５条３項、４項にある特に慎重を期すべき事項（特別決議事項）は区分所有者及び議決権の各３／４及び建替決議は各４／５の議決権が必要です。）
可否同数の場合は議長が決することになります。
（議長が議決権を２つ持っている訳ではありません。）

＜議決権＞

基本的には、議決権は共用部分の持分割合によりますが、規約で住戸１戸につき１個の議決権とすることができます。各マンションの規約を確認してください。
組合員は書面、代理人でも議決権を行使できます。

総会が意志決定機関であり、その業務を執行するのが理事会です。理事会は組合の代表機関であり、組合の業務（総会で決議された事項、総会から付託された業務、等々）を執行する機関です。又、総会へ組合の必要な議案を提案する機関です。
組合＝理事会ではなく、理事会で全てを決定できる訳ではありません。

区分所有法第１８条１項では、「共用部分の管理に関する事項は、前条（共用部分の重大変更）の場合を除いて、集会の決議で決する。ただし、保存行為は、各共有者がすることができる。」とあり、２項に「規約で別に定めることができる」とあります。
例えば、規約で、ある事項に関しては、管理者（理事長）及び理事会などで決定することができると定めることもできます。なお、規約の変更は総会の特別決議事項となります。
理事は、おおむね１0戸〜１５戸につき１名選出。総会で、現に居住する組合員の中から、理事と監事を選出し、理事会での互選により理事長等の役員を選任します。法人組合の理事とは違い、各理事に代表権はありません。理事長が区分所有法に定める管理者となります。理事会の会議は理事の半数以上の出席が必要であり、議事は出席理事の過半数で決します。

＜監事＞

管理組合の財産状況（会計に関すること）及び理事会、理事の業務執行について監査します。監査する役割から理事会に出席、意見を述べることはできますが、理事会での決議には入れません。又、監査した、その結果を総会に報告しなければなりません。
なお、監事は、理事会での互選で決めるものではありません。

＜管理者＞

注意点として、区分所有法２６条二項に、「管理者はその職務に関し、区分所有者を代理する」、３項には「管理者の代理権に加えた制限は、善意の第三者に対抗することができない」とあります。これは、修繕等が必要になった時、管理者は組合員を代表して、その業者と契約しますが、その契約の効果は組合員全員に帰属すると言うことです。規約で外部との契約は総会の決議が必要としていた場合、管理者が勝手に契約した時など、その業者が総会決議が必要であることを知らない場合、その契約は無効であると言えず、その費用は組合が負担しなければなりません。（つまり、最終的に区分所有者が負担することになります。）
標準管理規約第３８条２項に、「理事長は、区分所有法に定める管理者とする」とあります。

＜管理規約＞

管理組合の最高の規則であり、組合の法律。建物又、その敷地若しくは付属施設の管理又は､使用に関する事項であれば規約で定めることができます。（ただし、区分所有法の強行法規としての性格があるもの以外）組合員間の専有部分、共用部分、敷地の範囲や共用部分の持分、組合の組織、運営、会計等に関することなど又、建物の管理や使用に関することや組合員がその義務に違反した場合の措置等を定める事ができます。平成１６年に改正された、「マンション標準管理規約」があり、これを基に、各マンション固有の事情を加味した独自の規約を作成、修正すると良いでしょう。
尚、規約の変更は、総会の特別決議事項になります。
多くのマンションの管理規約はこの標準管理規約を基本にして、作成されていると思いますが、確認してみましょう。

＜議事録＞

総会と理事会のものがあり、その議事を記録したものですが、決定した事項の証明書になるものです。例えば、定期預金を組合名で新規に開設する時など、銀行から要求されます。作成者は議長、理事長です。議長、理事長が指名する会議に出席した理事２名が署名押印します。総会議事録は、その保管場所を掲示板等に掲示しなければなりません。管理会社に任せず、組合が作成すると居住者に分かり易いものになります。
尚、区分所有法に総会議事録の不作成又は虚偽記載は２０万円の過料になる罰則規定があります。

＜専有部分＞

区分所有法に、「区分所有権の目的たる建物の部分」とあり、具体的には標準管理規約第７条に下記のようにあります。

１．天井、床及び壁は、躯体（くたい、建物本体）部分を除く部分を専有部分とする。
２．玄関扉は、錠及び内部塗装部分を専有部分とする。
３．窓枠及び窓ガラスは、専有部分に含まれないものとする。

さらに、上記の専有部分の専用に供される設備のうち共用部分内にある部分以外のものは、専有部分とする。隣室との隔壁である耐力壁は専有部分ではなく、壁紙（ビニールクロスなど）は専有部分となります。窓枠及び窓ガラス、バルコニー等は専用使用はできるが共用部分なので勝手に色や大きさなど変更できません。次の、共用部分と比較してください。

＜共用部分＞

区分所有法に、「専有部分以外の建物の部分、専有部分に属しない建物の附属物及び規約で共用部分とされた附属の建物」とあります。具体的には、標準管理規約別表第２に下記のようにあります。

１．玄関ホール、廊下、階段、エレベーターホール、エレベーター室、電気室、機械室、パイプス
　　ペース、メーターボックス（給湯器ボイラー等の設備は除く。）内外壁、界壁、床スラブ、
　　基礎部分、バルコニー、ベランダ、屋上テラスなど、専有部分に属さない建物の部分。
２．エレベーター設備、電気設備、給排水衛生設備、ガス配管設備、火災警報設備、インターネット
　　通信設備、ケーブルテレビ設備、オートロック設備、宅配ボックス、避雷設備、塔屋、集合郵便
　　受箱、配線配管（給水管については本管から各住戸メーターを含む部分、雑排水管及び汚水管に
　　ついては、配管継手及び立て管）等、専有部分に属さない建物の附属物
３．管理人室、管理用倉庫、集会室及びそれらの付属物。

配管、電線等の本管（線）は共用部分であり、枝管（線）は専有部分と考えることができます。
（枝管であっても共用部分にあると共用部分となる）又、標準規約では、専有部分内の配管配線類であっても共用部分と構造上一体となっている部分を組合が共用部分と一体として管理する旨、定めています。
共用部分は管理組合が管理費で管理することになりますが、専用使用している玄関扉の内側、窓枠及び窓ガラス、バルコニー等は専用使用する者が費用を負担することになります。共用部分の保存行為だけは組合員単独でもできますが、共用部分の管理に関する事項は、総会の決議で決することが原則です。重大な変更は、区分所有者及び議決権の各３／４の決議が必要です。
（尚、規約で区分所有者の定数を過半数とすることができます）
共用部分について、各共有者（組合員）はその専有部分の床面積の割合による持分があり、その用法に従って使用することができます。共用部分の範囲を明確にし、組合員の同意を得ておかないと修繕等で費用負担の問題になります。専有部分と共用部分の区別は、費用負担の関係でトラブルになることが多いので
マンションの実情に合わせ、また、組合員の共通認識が必要であり、重要になります。

＜敷地権＞

敷地の利用権のこと。専有部分を所有するための敷地に関する権利です。組合員全員で建物の敷地の所有権を共有している場合、共有持分を持っています。（借地の場合は準共有持分と言います）その持分割合について、区分所有法に算定方式は規定されていませんが、一般的には売買契約書に各専有部分の床面積の割合によるとあり、共用部分と同じ考え方になります。そして、専有部分とその敷地利用権は分離して売買することはできません。

＜管理費＞

管理組合の運営に必要な資金です。通常の管理に必要な費用と大規模修繕の為の修繕積立金などがあります。管理は組合員が希望する「管理サービスの内容」により違ってきますが、一般管理費は余剰金がでるように可能な限り効率的に活用し、修繕積立金を増額できるように運用される必要があります。管理費は組合員全員の資金でもあり、マンションは様々な考え方のある組合員の集合体なので「管理サービス」について、組合員の同意が必要であり、一定のルールがあるとトラブルを回避することができるようになります。そして、快適なマンションライフのために、何度でも見直して行くことが必要であり、管理組合、理事会の仕事になります。経費の適正価格を調査、確認することも重要です。
例えば、清掃は清掃時間、人員数で費用が決まります。通常エレベーターを利用している場合、毎日、階段部分の清掃が必要なのか、週何回必要なのか等、いろいろ考えるべき「管理サービスの内容」があると思います。

＜修繕積立金＞

マンションを長持ちさせるには、日常の管理と定期的な修繕が必要になり、その資金のために積立てられるのが修繕積立金です。修繕積立金は特別の管理（大規模修繕など）に限って利用できると、規約にも明記されていると思います。又、日常の小修繕は一般管理費で行い、修繕積立金の取り崩しには、組合員の同意が必要であり、総会の決議で行うべきものと考えます。限りある資金なので有効活用を考えましょう。

＜管理費の滞納＞

このホームページの管理費滞納督促をご覧ください。
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＜組合会計＞

組合会計の基本は予算主義と目的別会計であり単年度主義、発生主義です。組合会計では予算が重要であり、予算決算の差異で、予算の執行状況を分析します。組合運営の資金は限られた収入だけなので、予算との差額で管理費の合理化、効率化を考えます。更に、日常管理の一般管理費と将来の大規模修繕等のための修繕積立金等を区別して会計処理を行います。他に別会計とする必要があるものに組合が使用料金を徴収し、組合員に代わって請求され、合計したものを支払っている灯油料、水道料があります。灯油料、水道料は各家庭で使用料が違います。これらを１つの会計で処理すると、どこに予算決算の過不足があるのか分からなくなります。
そして、会計処理は、その年度内に発生したすべての収入と支出、資産と負債を計上し、決算時には収支報告書と貸借対照表にまとめます。総会での決算報告では更に､預金の残高証明が必要です。その他の資料として、財産目録、備品台帳があります。管理会社からの資料で注意する点として、期間内ですべての計上処理がされているか、未収金、未払金、前払金、仮払金等に明確な説明ができる内容であるか、未請求、過剰支払等がないか又、予算との大きな差額の有無、前期以前の決算との比較等を確認します。正しい決算がなされないと決算赤字は追加徴収の問題になり、余剰金の処理ができなくなります。余剰金は、管理規約の規定によりますが一般管理費、修繕積立金に振分け、翌年度に充当します。
決算書だけでは組合会計が正しいかどうかは把握できませんので、毎月の収支状況を確認する必要があります。

　　　　　　　なお、各年度の予算については、事業計画に基づき、作成されるものです。

その為には、理事会において、次年度に、何を行うかを検討しておかなければなりません。昨年との比較も重要ですが、毎年、昨年同様とはならないはずですので、事業計画の策定が重要です。

＜長期修繕計画＞

大規模修繕について、その修繕項目、周期、修繕費用等について、将来予定される計画としての目安を表したもの。
快適なマンションライフの維持と建物の延命の為、長期修繕計画の作成が必要になります。
計画書を作成してもその計画書にある修繕時期に必ず、修繕が必要になると言うことではありません。
当初は、管理会社が作成したもの等（安価な費用で作成もできます）を目安として長期修繕を把握し、おおむね３年〜５年ごとに見直すことも必要となります。
マンション建物は経過年数、環境、使用状況、管理状況で劣化度、修繕の必要性は一律に考えられません。
まず、気になるのは防水関係ですが、屋上防水は１０年の保証がある等、分譲時の契約書で保証関係も確認しておきましょう。

＜通常管理としての建物診断＞

劣化診断とも言われ、建物の維持、管理には重要です。建物管理についても管理会社に任せるだけでなく、日ごろから組合員に、建物の損傷箇所や不具合などをアンケートなどで調査しておくことも必要です。
マンション建物は経過年数、環境、使用状況、管理状況で劣化度も違ってきます。
診断には、建物の劣化状況を確認するために、どこを診断すべきか等を調べる予備診断と更に詳しく調査する診断があります。予備診断で、特に問題がなければ、その後の診断を行う必要はないとも言えます。
診断した建築士に次回の診断が必要となる時期などを確認しておきます。
診断専門、診断が得意な１級建築士に依頼し、段階的な診断を行う事が経費の有効利用ができ、節約にもなります。

建物診断書・・・・・�@調査診断報告書　　�A修繕標準仕様書案　　�B工事概算金額書
　　　　　　　　　　　　　　（診断書の成果物として一般的に、上記３種類をいいます。）

＜大規模修繕関係の用語解説＞

＜大規模修繕工事＞

マンションが持つ居住性能の回復及び予防並びに資産価値の維持を目的として一定期間ごとに計画的に行う大規模な修繕工事。

＜設計監理方式＞

劣化診断、改修設計及び工事監理と施工を分離して行う方式
（改修工事の内容、工事金額、施工会社選定等に施工会社以外の第三者のチェックがある。）

＜責任施工方式＞

劣化診断、改修設計、施工を同一の会社で行う方式
（改修工事の内容、工事金額、施工会社選定、工事監理等に第三者のチェックがない。）
（改修工事の内容が、施工会社によって違いが出てくる。）

＜管理会社活用方式＞

施工部門を持つ場合、施工部門を持たず設計と工事監理を行う場合、単に、工事全般を受託し他の施工会社に行わせる場合等、管理会社の体制による。

＜劣化診断＞

マンションの劣化や損傷の程度、範囲等を確認し、その改修方法及びその費用を算出、またその改修時期の判定等の基礎となる建物または設備の調査のこと。
（一般的には、劣化調査診断報告書、改修標準仕様書案、改修工事概算額書の３点をワンセットにしたもの）

大規模修繕工事にあっては、改修工事の設計図面、仕様書等を作成する基礎となる調査・診断のこと。

＜改修＞

改良もある修繕のこと

＜改修設計＞

基本設計（工事の方針）＋実施設計（実際の工事に使用する図面、詳細見積り、仕様書等）
劣化診断の結果に基づき、改修工事の設計図、改修仕様書並びにその改修工事の概算費用を算出されたもの
大規模修繕の場合、劣化診断と改修設計を同一の一級建築士や専門会社によって行われることになる。
（別々の場合もあるが、同一の者が行うことが自然の流れと思います。）
改修設計は、建物診断により診断書を作成した建築士等の意見を参考とし、組合員からの改修工事への要望やグレード等を調整して工事計画を決めることになります。この改修設計書に基づき、見積りを依頼し、同一の条件での比較、検討を行うことになります。

＜工事監理＞

改修設計書に基づき、設計意図を施工者に的確に伝達し、設計書どおりに工事が行われているかを、確認し、品質の確保、欠陥の発生を未然に防ぐ業務。
工事監理者は、依頼者である管理組合の立場で、工事が設計どおりに正確に行われているかを確認します。また、関連業務として、施工業者の選定及び工事代金に関するチェックやアドバイスを行います。
監理者としては、劣化診断を行い、改修設計図書を作成した一級建築士に依頼した方が安心感があります。

＜現場代理人＞

工事請負業者を代表する者であり、工事現場に常駐し、その運営、管理を行う工事の責任者。（現場監督）
工事施工者側の立場で、現場の作業員等を指揮して工事現場の管理を行う。（施工管理）

＜仕様書＞

図面に表現できない事項をまとめた工事指示書。
（施工方法、品質、性能、材料及びそのメーカー、保証、竣工後のアフター検査等）

＜専門会社＞

劣化調査診断専門またはその部門をもつ会社、工事監理を行う建築設計事務所やその部門をもつ会社、塗装、防水、配管設備の専門工事会社等、各々、・・・専門会社という。

＜施工会社＞

工事を施工する塗装、防水、配管設備の専門工事会社、総合建設会社（ゼネコン）等をいう。