メール、ファイルの初歩知識


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◆メールやパソコ初心者の方へ

 ▼メールやパソコンに、まだあまり馴れていない方へ▼
 馴れていないために、ときどき受ける質問を紹介します。2〜3回、その方法を利用すれば、初歩的なレベルはすぐにマスターできます。
 覚えて使いこなせるようになれば、すごく便利ですよ!



◆添付ファイルとは

 メール本体ではなく、本体に添付したファイルのことです。


 メール本体に文章を書いて送信すると、少し長めの行は適当な場所で勝手に改行が入るとか、あるいはその他の理由で、大量の文章の場合は、読みにくくなってしまいます。
 プログラムの場合なら、化けて使えないということもあります。画像ファイルを送りたいこともあります。
 このような理由がある場合に、余分な1〜2手間かけて添付ファイルを使います。


 ですから受け取ったメールに出す返事が、それほど長い文章などでなければ、添付ファイルにするよりも、メール本体に文章を書いたほうが作り手も受け手も1手間が減り、便利です。
 添付ファイルで受けとったからといって、必ずしも添付ファイルで返事を出す必要はないのです。


 なお添付ファイルでは、怖いウイルスの危険性があります。知らない人から届いた場合は、添付ファイルは開かずに削除したほうが安全です!
 ですから、必要のない添付ファイルは作らない、送らないのがマナーです。

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◆添付ファイルの開き方

なぜか添付ファイルが開けません


 注:添付ファイルでは、怖いウイルスの危険性があります。知らない人から届いた場合は、添付ファイルは開かずに削除したほうが安全です!
 以下は私のメールソフト(Outlook Express=アウトルック エクスプレス)の場合ですが、他のソフトでも同じか、類似かと思います。


◇ケース1.添付ファイルが自動的に削除されてしまう場合

 「ウイルスの可能性があるので、添付ファイルを削除しました」というようなメッセージが出る場合があります。
1.=
 画面上部にある「ツール(T)」 → 「オプション」と選んでいくと
 「オプション」の小画面が開かれます。
2.=
 オプション画面上部にタブが幾つもありますが、その中から 「セキュリティー」タブを選びます。
3.=
 その小画面のほぼ上半分が「ウイルス防止」で、その中に
 「ウイルスの可能性のある添付ファイルを保存したり開いたりしない」という行のアタマにある四角い箱に、チェックマークが入っていませんか。この場合は、添付ファイルは自動的に削除されてしまいます。私も誤解したのですが、これは添付ファイルすべてを削除し、開けないようにする指定なのです。
 その箱にカーソルを移動し、左クリックをして、このチェックマークを外します。
 但し、ウイルス対策ソフトを組み込んでいない場合、またはそのデーター更新をひんぱんに行っていない場合は、添付ファイルを開くことでウイルス感染の危険性が高まるので注意下さい。


◇ケース2.添付ファイルの開き方が分からない場合

1.=
 ズラズラと並ぶメールリストの中で、メール名の左横にクリップ(=紙を挟む事務クリップ)マークの付いたものが、添付ファイルのあるメールです。
2.=
 候補のメールを選び、クリックして、メールを開きます。
 画面の下半分以上を本文が占めていますが、そのすぐ上に「添付」という見出しに続き、細長い枠があるハズです。その枠内に、例えば「21スケットNET1.TXT (6.45 KB)」という文字が見えませんか。これが添付ファイルです。
 21スケットNET1.TXTはファイル名で、6.45 KBはサイズです。ファイル名の最後が、.TXTならテキスト・ファイル(=文章)で、.gifなどの場合は画像ファイルです。
3.=
 その添付ファイル名の上にカーソルを移動させ、マウスの右ボタンでダブル・クリックします。
◇その場ですぐに読みたい場合
4.=
 小さな画面が開かれ、その中に「このファイルの処理方法  ○開く  ○ディスクに保存する」と選択を求められます。「開く」のほうを指定してから、「OK」ボタンを押します。
5.=
 そうすると添付ファイルは、あるソフトの中に自動的に開かれます。
 「21スケットNET1.TXT (6.45 KB)」の場合なら、文章ファイルなので、ワープロソフトなどの中に、この文章が読み込まれた状態で開かれます。
6.=
 前5の状態に入れずに、「このファイルのタイプは、使用ソフトの関連の定義付けがされていません」などが出ることがあります。要求される処理は初心者には難しいので諦めて、「ESC」キーなどで中止します。
 .TXTや.HTMなどのファイルのタイプでは、この6のケースになる確率は0.00001%もありません。


◇一度保存をしたい場合
4.=
 小さな画面が開かれ、その中に「このファイルの処理方法  ○開く  ○ディスクに保存する」と選択を求められます。「ディスクに保存する」のほうを指定してから、「OK」ボタンを押します。
5.=
 「保存する場所」を決める別画面に変わります。
 多分、保存する場所は「マイ ドキュメント」になっているかと思います。
 「マイ ドキュメント」というフォルダ(=部屋)が何処の場所にあるかご存じでしたら、「保存」ボタンを押せば、ここに保存されます。
 それが分からない場合は、別の場所に保存します。
 この画面の上段の左側に「保存する場所」と文字が書かれ、その横に小窓があります。(あるいは画面の左側に、幾つかの候補アイコンが表示)
 その小窓の中に「マイ ドキュメント」が表示されていますが、小窓の右端にある▼マークを押します。
 そうすると、いろいろなドライブ名やフォルダ名が表示されます。
 フロッピーを選んだ場合は、フロッピーを挿入後、「保存」ボタンを押せば良いのです。
 あるいは、いろいろなドライブ名やフォルダ名が表示される最上段に、「ディスク トップ」があるはずです。ここを選べば、「ディスク トップ」という場所に保存されます。
 「ディスク トップ」への保存がお勧めです。
 パソコンの電源を入れてしばらくすると、使える状態になります。そのときの画面が、ほとんどの人の場合「ディスク トップ」なのです。誰にでも、もっとも分かりやすい場所な訳です。

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◆返信メールと、コピー・貼り付けの作り方

◆返信メールの作り方

1.=どんな時に
 相手のメールアドレスが不明の場合、または回答事項などが幾つもある場合、たいへんに便利です。
 当スクールからのご案内で、質問事項が幾つもあるとき、返信用ページがあるとき、などにも使ってください。
2.=
 受信したメールを開きます。
 多分、画面の左上の方に、「返信」ボタンがあればはずです。そのボタンを押してください。メール全体が、送信者宛の返信文章として、新しいメール画面が開かれます。
 既に相手のアドレスも、自動的に入力されています。
3.=編集、または文章作り
 できれば、不要部分を削除させます。=これがもし分からなければ、ゴミとしてそのまま残して貰っても結構です。でも覚えたほうが得なので、練習してみてください。
 必要箇所に、コメントや返事を書いていただき、最後に、画面の左上の方の「送信」ボタンを押せば完了です。

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◆コピーと貼り付けの仕方

1=.
 長い文章を写すとき、手入力は面倒な上に、入力ミスもあり得ます。
 また返信メールも含め、長い文章を作るときは、メールソフトの中ではやりやすくありません。文章作成・編集用のソフト=例えばワープロを開き、その中での作業のほうがはるかに楽で、効率的です。
 そのために、コピーと貼り付けが必要になります。
2=.範囲の指定
 文章またはメール上の目的部分の先頭にカーソルを置きます。マウスの左ボタンを押したまま左右か、上下にカーソルを移動すると、色が変わります。これが範囲の指定です。
3=コピー
 その状態で、次にマウスの右ボタンをクリックすると、小メニューが出ますから、コピーを指定します。(もし切り取りを指定すれは、その部分が削除されます)
4=貼り付け
 次は、(ワープロなどの)別の白紙画面上に移動します。
 目的位置にカーソルを置きます。そこでマウスの右ボタンをクリックすると、小メニューが出ますから、貼り付けを指定します。そうすとる、文章がそこに複写されます。


 別の白紙画面とは、メールソフトなら相手に送るメール画面か、ワープロなどの画面でもかまいません。
 なお、ワープロなどの画面の場合は、そこで書き込みなどを加えた後、もう一度、コピーと貼り付けを利用して、出来上がった文章を送信用のメールの中に複写する必要があります。

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◆圧縮・解凍のソフトの使い方

1=(圧縮・)解凍のソフトとは

 サイズの大きなファイルは、送受信共に時間がかかります。一時的にサイズを小さくするのが「圧縮」で、普通に読めるように元に戻すのが「解凍」です。
 あるいは大きすぎて送信できるサイズの上限を超えている場合にも、これを使います。
 このどちらの操作も出来るソフトが、圧縮・解凍ソフトなのです。インターネット雑誌の付録や、HP上でも無料で配布されています。Aladdin Expander(アラジン エキスパンダー)」は両用ですが、ふつうはウィンドウズとマックでは、相手の圧縮ファイルを解凍することは出来ません。


 「圧縮 解凍 フリー」をキーワードに検索をかければ、いろいろなソフトが一発で見つかるはずです。
 例えば以下は、「Lhaz」という圧縮・解凍ソフトです。

◇ダウンロード後の圧縮・解凍ソフトの使い方

   「lhaca」(lhaca118.exe)というソフトの場合、


 例えば、ディスクトップに保存されているものと仮定して説明します。
1.
 ダウンロードした「lhaca118.exe」をクリックすると、
 確か、自分自身の解凍が実行されるはずです。もし解凍する lhaca118.exeの保存先を聞かれたら、ディスクトップを選びます。(もちろん、他の場所でも構いません。)
 そうすると、解凍されたlhaca118.exeのアイコンが作られます。
 この「1.」の作業は、1回だけで、以降は不要になります。 2.
 あるファイルを、そのアイコンにドラッグしてみます。もしそれが圧縮ファイルなら解凍され、もし普通のファイルなら圧縮されます。
 自動判断してくれるので、大変に簡単です。2度目以降は、この 2.の作業だけで良いのです。
3.
 ディスクトップに、新しいフォルダーを作って下さい。
 名前は何でも良いのですが、例えば 土方 でも、 000 でも構いません。
 その中に、送信したいファイルや画像を、コピーで集めます。
4.
 そのフォルダを、lhaca118.exeのアイコンの上にドラッグします。多分、数秒か10数秒で圧縮されたファィルが出来上がります。
 それを添付ファイルにして送信すればよいのです。
5.
 解凍したい場合、
 圧縮されたファィルを、lhaca118.exeのアイコンの上にドラッグします。あとは待っていれば、自動的に解凍されます。
 ちなみに、圧縮されたファィルをドラッグすれば解凍し、普通の状態のファィルをドラッグすれば圧縮してくれます。
 この部分は自動判断をしてくれます。



◇おまけ
> 圧縮がうまくできないので、、、
 何故でしょうか、私には分かりません。
 もしかしたら、Lhaca118.exeのインストールを実行して生まれた「+Lhaca」というアイコンにドラッグせずに、元の「Lhaca118.exe」(=ダウンロードした解凍前のファイル)の中に、ドラッグをしていないでしょうか?


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