契約書の作り方


契約書の作り方


 契約書には最低限どのようなことが記載されていなければならないでしょうか。一般的には、以下のような@〜Dまでの事項を記載することがポイントです。CとDは特に重要です。

@成立日、有効期間
契約はいつ成立したのか、合意内容はいつからいつまで拘束力を持つのか、等を確定するために必要です。

A当事者
契約は、誰と誰の間で成立したものかを確定させるために必要です。

B目的・趣旨
その契約は、何を目的、趣旨としたものか、つまり、賃貸借をするためのものなのか、債権確保のためのものなのか、が明瞭にわかるものであることが必要です。

C契約の対象・目的物(ex.品名、単価、数量)
例えば、売買契約ならば、売買の対象は何か、その品質はどのようなものでなければならないのか、単価はいくらか、数量はどのくらいか、納品方法はどうするのか、代金支払方法はどうするのか等が記載されていなければなりません。

D当事者の権利・義務
契約が合意されたことにより、当事者はどのような権利を取得し、義務を負担するのかがはっきりとされていることが必要です。


契約書を作成する場合の具体的な問題点



表題
1. 契約書のタイトルは自由につけてもよいが、名は体を表すものがよい
2. 契約書のタイトルを単に「契約書」としても「念書」「覚書」でもその効果は変わらない
契約書には、「不動産売買契約書」とか「金銭消費貸借契約書」とかいう表題がつけられていることがあります。これはひと目見ただけで契約の種類や内容が分かるようにする程度の役割を果たすにすぎず、法律的な効果は特にありません。したがって、タイトルは、一般慣行に照らして自由につけてよく、その契約の内容が書面に表示されていれば十分です。
その契約が何の契約なのか端的に示してあり、分かり易く、契約内容を単純に表現できるのであれば、表題をつけることが望ましいと思います。
 しかし、契約の内容が複雑であったり特殊なものであったりする場合には何と表題をつけてよいかわからない場合もあります。そのような場合には例えば「基本契約書」とか単に「協定書」「合意書」とかいう表題をつけているような場合もあります。表題は、契約書に必ず記載されていなければならないものではありませんので、不正確な表題をつけるくらいなら、「協定書」とか「合意書」といった表題の方がよいでしょう。

念書
 「念書」とは、通常、一方の当事者が他方当事者に対して差し入れる形式をとりますが、相互記名押印の形式で作成する場合もあります。

覚書
 「覚書」とは、通常、当事者間における簡単な合意の書面を指し、内容的には契約書に対して大方従たる関係にあります。通常次のような場合に利用されます。

地代の額等契約の重要でない一部の変更
正式契約前に一部合意した事項の確認
契約成立後一部条項の解釈上の疑義の明確化
細則の制定


当事者
契約の当事者は誰かがはっきりと表示されていることが必要です。問題となるのは、その契約の当事者が法人なのか個人なのかという点です。個人企業や中小企業の場合、法人と代表者個人とが一体となっているようなことがあると思いますが、契約上の当事者はどちらなのかははっきりさせる必要があります。
 契約書によっては、この点をはっきりさせるために、表題の次に当事者だけを表示しておくものもあります。

前文
前文は、その契約が何を目的として誰と誰の間で合意されたのかをわかりやすく表示した部分です。前文は、契約書に必ず必要というものではありませんが、契約書を分かり易くするために記載されることが多いようです。例えば、「甲と乙とは、本日、○○の売買につき次のとおり合意した。」などと記載する場合です。

目的・趣旨
 契約書の第1条には「目的」という表題で、その契約が基本的に何を目的にしているのかを記載していることが多いようです。例えば、賃貸借契約の場合、「甲は乙に対し、別紙物件目録記載の建物を貸し渡し、乙はこれを借り受けた。」というような条項を設けています。

署名捺印・記名捺印
1. いずれも契約書上に当事者を表示する方法であり、その効力は同じ
2. 法令上は署名が原則となっている
3. 実務上は、「署名」のほかに「捺印」をするのが慣行となっている
4. 当事者の表示は、個人、代理人、会社、いずれの場合も特定しうる程度に明確であることが必要となる
署名とは、自分で手書した氏名のことです。これに対して、記名とはゴム印やワープロで記載された氏名のことです。法律の中には「署名もしくは記名捺印」という文言が出てきますが、これは、法律では、署名が原則で(その場合にはハンコは要らない)、署名に代わるものとして記名プラス捺印でよろしい、ということなのです。
 もっとも、以上のことは、法律の建前であり、契約書を作成する際に、「署名さえもらったので、ハンコは不要」と考えるのは間違いです。契約書の真偽が裁判で争われるような場合には、その契約書が作成者の意思に基づき作成されたかどうかが問題となりますが、そのときには、署名だけでなくハンコを押したことが重要な証拠となります。したがって、契約書作成の際には、必ず、署名捺印または記名捺印が必要と考えるべきです。
 なお、契約書作成の際には、記名捺印ではなくできれば署名捺印をもらった方がよいでしょう。なぜなら、契約書の真偽が争いになった場合に、署名をしていればその人の意思に基づいて契約書が作成されたことが強く推定されるからです。但し、署名捺印をもらう場合には必ず目の前で署名してもらいましょう。そうでないと、その署名が本人のものかどうかわからないからです。この点は、特に後述の連帯保証人等で問題となることが多いのです。

当事者が個人本人の場合
 当事者が個人本人の場合、その住所・氏名を正確に表示するのが原則です。たとえその人が会社の代表取締役であったとしても、会社の商号や肩書きを記載すると誤解が生じます。個人として契約する場合には、住所と氏名だけが表示されるべきです。
「〇〇株式会社 甲野太郎」などという表示は、当事者が法人なのか個人なのかが不明なので絶対避けるべきです。
 また代理人により行う場合には、本人の住所・氏名の後に「○○代理人」という肩書きをつけて、代理人の住所・氏名を記載して捺印します。このとき、本人の委任状及び印鑑証明を添付するとなお確実になります。

当事者が会社の場合
当事者が会社の場合、会社の所在地を転載した後
会社の商号 、代表資格 、代表者の氏名 の3つを記載し、代表者印を捺印することで表示が完成します。
例えば「〇〇株式会社
     代表取締役 甲野太郎」のようになります。

各種法人の代表者は次のような者になります。しかし、契約の前にはその者に代表権があるのかを法人の登記簿等により確認しておくことが重要です。

株式会社 代表取締役
有限会社 取締役(ただし、代表取締役がいるときは代表取締役)
合名会社 社員(ただし、代表社員がいるときは代表社員)
合資会社 無限責任社員(ただし、代表社員がいるときは代表社員)
財団法人 理事
社団法人 理事
宗教法人 代表役員
学校法人 理事
医療法人 理事
社会福祉法人 理事
信用金庫 代表理事
農業協同組合 理事
消費生活協同組合 理事
中小企業等協同組合 代表理事
労働組合 理事
有限責任中間法人 理事
無限責任中間法人 社員(ただし、業務執行社員がいる場合は業務執行社員)

実印と認印
1. 印鑑は実印とそれ以外の認印とに分かれるが、法的効果に変わりはない
2. 拇印や書き判には捺印としての効力はないが、意思の確認ついての効力はある
3. 捺印の仕方には、契印、割印、訂正印、捨印、止印、消印があるが、署名または記名の下に押したのと同一の印を押す
4. 会社では通常、代表者印、社印、及び銀行印を備える
印鑑には、自分の印鑑であることを市町村役所や登記所の印鑑証明書によって証明できる「実印」とそうした公的な証明を受けていない「認印」とに区別されます。しかし、両者の間には法的効果において何ら優劣はありません。認印であっても有効に契約は成立します。

「拇印」と「書き判」
 拇印(指先に朱肉を附けて押し、文書に指紋を残すこと)や書き判(自分の姓や名、頭文字を手書きし、その字の周りを丸く囲んでサインすること)には捺印としての効力はないが、ある程度本人の意思表示があるものと見られます。特に、署名の後に拇印を押す「署名拇印」は極めて確定的な意思表示といえます。これに反して「記名拇印」は無効とされています(判例)

契印
 「契印」とは、2枚以上にわたる文書が一体かつ一連の文書であることを明確にするために、各ページにまたがって押す印をいいます。ただ、袋とじにした文書では、綴り目にだけ押せばよいとされています。通常、契約当事者全員が押印します。

割印」
 「割印」とは、2つ以上の独立した文書の同一性(正本と副本)、関連性(印鑑簿と押印文書)を証明するために、2つの文書に1個の印を半分ずつ分けて押す印をいいます。

「訂正印」
 「訂正印」とは、文書を訂正したことを証明するため、訂正個所に2本線を引いて正しい文字を書き、欄外に何字削除、何字加入と転載した上押す印をいます。通常、契約当事者全員が押印します。

「捨印」
 「捨印」とは必要に応じて訂正印に利用するために、予め欄外に押しておく印をいいます。あくまでも便宜上押しておくものですから、悪用される危険を避けるためには訂正のつど訂正印を押すのが安全です。

「止め印」
 「止め印」とは、文書末尾に余白が生じた時に、「以下余白」と記載する代わりに押す印をいいます。余白の悪用防止のためです。

「消印」
 「消印」とは、文書に貼った収入印紙と台紙にまたがって押す印をいいます。契約の場合は当事者双方が押印します。これは印紙の再使用防止のためですから、ペンなどで線を引いたりすることでもかまいません。

会社の印

「代表者印」
 「代表者印」とは、会社設立登記の際に法務局に届けておく代表取締役の印をいいます。これが会社の「実印」になり、法務局から印鑑証明書の交付が受けられます。

「社印」
 「社印」とは、通常、「○○株式会社之印」というように会社名をいれた角印をいいます。これが会社の「認印」となります。

「銀行印」
 「銀行印」とは、取引銀行と当座取引するに当たり予め銀行に届け出た印をいいます。手形や小切手を振り出す時には、必ずこの銀行印が必要になります。

収入印紙
 契約書には、契約の種類と金額に応じて、印紙税法に定める収入印紙を貼付し、消印をする義務があります。これに反しても契約書の効力には関係なく有効です。ただ、税法上、印紙税額の2倍の過怠税を徴収されます

連帯保証人

契約の履行に不安があるような場合には、一方の当事者の債務につき、その当事者と連帯して責任を負う連帯保証人を契約上定めることがあります。

 連帯保証人については、実務上、しばしば、その連帯保証人とされた人が全く知らずに契約されていた、というケースがあります。連帯保証人を定めるときは、連帯保証人となる人に自署して捺印してもらうか、連帯保証人となることを承諾しているかを確認する必要があります。


公正証書


 「公正証書」とは、公証人が公証人法に基づいて私人間の契約や権利・義務に関する事実について作成した証書をいいます。
 なぜ、「公正証書」を作るのでしょうか。
 単に契約書を締結しただけでは、契約の相手方が約束の期日に代金を支払わなかったりした場合、裁判所に契約書を提出しても、相手方の財産の差押え、競売といった強制執行手続きをすることはできません。契約書はその成立と内容を証明する証拠文書にすぎないからです。訴訟を起こし、勝訴判決を得て、はじめて強制執行できることになります。
 しかし、公証人によって作成される公正証書では、私文書が公文書としての推定を受け、文書の証明力が強化されるだけでなく、相手方が契約上の義務を履行しないときは、直ちに相手方の財産を差押え、競売して、金銭を取り立ててもらうことができます。
 
 但し、すでに確定している金銭債権であること、及び、強制執行認諾約款(直ちに強制執行を受けてもよいという文言)の存在が要件となっています。

「公正証書」の作成

 「公正証書」は当事者本人またはその代理人が最寄りの公証人役場に行って作成することができます。必要なものは、1.双方の本人がする場合は本人の印鑑証明書、2.代理人がする場合には、印鑑証明書を添付した本人の実印、3.会社の場合には、代表者印、印鑑証明書、及び、代表者の資格証明書です。



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