- 事務管理費の節減方法 -

　

●経費効率を評価することから始めよう

経費というと、すぐに節減という言葉を思い浮かべる人は多いでしょう。経費は削るものだ、と頭から思いこんではいないでしょうか。経費をまったくかけずに収益があげられるのであれば、確かにその通りでしょう。しかし、企業活動には必ず経費が発生します。なぜ経費が発生するのかといえば、それは収益をあげるために必要だからです。経費が問題になるのは、使われている経費が経営的に何の効果ももたらしていないか、あるいはそれが薄い場合です。
大事なことは、経費が企業収益につながる形で使われているかどうかということです。したがって、収益確保に必要な経費は削るべきではなく、むしろ積極的に活用しなければなりません。そのためには、経費の収益への貢献度がどのようになっているかその効率を確認する必要があるでしょう。例えば、次のような表を作成してみて各々の経費科目ごとの貢献度を評価してみるのも一つの方法でしょう。

戻る

●オフィスの整理整頓を徹底する

乱雑なオフィスは、たいていムダなものをたくさん抱えています。なぜムダなものを抱えているかというと、必要なもの不要なものがきちんと整理できていないからです。そのために余計な場所を占有し、なおかつ必要なものが見つけにくく貴重な時間を浪費することになってしまいます。
まず身の回りにあるものを、整理すべきです。整理とはムダなものを捨てて、一定のルールのもと秩序づけることをいいます。そのうえで、整頓をすべきでしょう。整頓というのは、形を整えることです。例えば、バラバラのサイズだった文書の大きさをＡ４に統一するといったことが整頓になります。
整理整頓がきちんと行われていれば、不要なものを持つこともなく、また探しものも見つけやすくなります。それによって、業務効率が上がるということです。

戻る

●常備品、非常備品の区分をして在庫効率を高める

製造現場では通常、使用する原材料をその使用頻度によって常備品、非常備品に区分して管理を行っています。これは在庫効率を高めるためのものですが、オフィスではこうした発想があまり浸透していません。筆記用具や便せんなど、金額的に小さいものが多く気にするほどのことではない、という考え方があるのかもしれません。しかし、チリも積もれば・・ということわざもあります。もう一度オフィスで使われる事務用品等について、チェックを行い管理の方法を工夫する必要があるでしょう。
そこで、次の表のような区分を設け、常備品は一定量を常に在庫し、非常備品は必要の都度購入する方法にすれば、在庫効率を高めることができます。

戻る

●作成資料の見直しを行う

どんな会社でも、定期的に作成している資料があるでしょう。全社的にみれば、その量もバカにならないもののはずです。しかし、それらの資料が実際にどれだけ使われているかということになると、意外と把握されていないのではないでしょうか。作るだけ作ってほとんど活用されていない資料もあるのではないかということです。これはムダな作業をしているということになります。
このムダな作業をなくすためには、社内で作成されている資料の種類とその活用度を調査すべきでしょう。もし、活用されていない資料があれば、その資料の作成は中止を考えるのです。そうすればムダな作業と、資料のムダをなくすことができるはずです。

戻る

●事務機器の共用化を促進する

コピー、ＦＡＸ、シュレッダーなど、オフィスにはいくつもの事務機が使われています。最近は、値段も安くなったこともあり、グループ・部門ごとに個別に導入されることもよくあります。確かに、身近な場所にあれば、便利ですし待たされることもないかもしれません。
しかし、これらの機器の稼働率は決して高いものではありません。数多く導入したとしても待機時間が長くなり、ランニングコストばかりかさむことにもなりかねません。むしろ、ある一定の部門やフロアを定め、その中での共用化を促進した方が稼働率は向上するはずです。これらの事務機の実際の稼働率を分析したうえで、適正配置を考えるべきでしょう。
また、コピー、ＦＡＸにはいずれも原稿の読みとり、印刷という機能がありますが、最近は１台で両方の機能を併せ持つ複合機も登場しています。中には、それに加えてプリンタ機能を持つものもあります。こうした複合機を購入すれば、別々に機器を購入するよりも導入コストを低く抑えることができますし、機器の稼働率も向上することになります。

戻る

●事務用品の個人所有基準を設定する

事務用品は業務遂行に必要なものですから、通常は使いたいだけ使える扱いになっているものと思います。しかし、それが有効に使われているかというと、必ずしもそうではないのではないでしょうか。同じ業務を担当していても、人によって使用量には差があるはずです。これは使い方の個人差によるものでしょう。これにバラツキがあると、使用量は一定しなくなります。
そこで、標準的な人は年間にどの程度の事務用品を使用しているか調査を行い、これをもとに個人の使用量の基準を設定したらどうでしょうか。その基準をもとに個人別に事務用品の割り当てを行うということです。こうすれば、ムダ遣いをなくすことができますし、個人別の使用量の不公平もなくなるでしょう。そうなれば、あらかじめ事務用品の予算も確定できることになります。

戻る

●事務用品の使用実績を掲示する

事務用品は金額が小さいために、その使用実績にあまり注意を払っていないというのがたいていの企業の実態ではないでしょうか。どこからもチェックが入らないと、使い方も野放図になりがちです。私用に持ち帰ったり、紛失したりで新しいものを払い出すことになってしまいます。たぶん、お金が出ているという意識が薄いからでしょう。これでは、なかなかムダ遣いも改まらないと思います。
そこで、小さな額であっても経費としてお金が出ていっているんだという意識を喚起する工夫をする必要があるでしょう。その方法として、部門別や担当者別に使用実績を発表するといったことが考えられます。これを月単位で、オフィスに掲示してゆけば、公の目に触れる訳ですから、小さなものであっても、有効に使おうという意識が醸成されるはずです。

戻る

●文書保存方法の見直しを行う

文書の保存は、これまではほとんど紙ベースで行われていたものと思います。作成される文書が紙媒体なのですから当然ですが、これを保存することになると大変です。たぶん、保存場所に苦労している会社も多いのではないかと思います。そのためのスペースを確保しなければなりませんし、保存文書がきちんと整理されていないと後で文書を探す場合にもムダな時間をかけてしまいがちです。
ところが、最近は文書も電子媒体で作成することが多くなり、また紙媒体で作成された文書も電子ファイルにすることができます。電子ファイルにすれば、保存スペースは大幅に削減することができます。また、キーワードをつけておけば簡単に検索することも可能です。電子ファイリングの機器も安価になり、電子ファイリングの媒体もＭＯやＣＤ−Ｒなど大容量化していますので、文書保存の方法を見直せば効率化することができるでしょう。

戻る

●個人配付文書と回覧文書を区分する

会社の中には、コピーして社員に配付している文書がたくさんあるのではないでしょうか。また、個々には配付しないで回覧している文書もあるものと思います。コピーを配付するか回覧にするかは、その内容によるのでしょうが、その基準は明確に定められていないことの方が多いでしょう。コピーを配付する場合には、コピー費用がかかりますし、配付された全員がそれを保管するとすれば、それもスペースのムダになります。
個人配付の文書は、個人別に保有することが必要な文書だけに限り、社内情報の通知文や会議の議事録等は回覧だけとして、原本をどこかに集中して保管することとすべきでしょう。そうすれば、コピーのムダ、スペースのムダを回避できます。

戻る