業務効率化という名目のもと、ＯＡ機器を導入するケースは多いのではないでしょうか。ＯＡ機器は、業務効率化のツールというイメージが先行し、導入さえすれば必ず生産性が向上するという錯覚があるのかもしれません。生産性向上のためといわれれば、その導入に意義をとなえることはなかなかできません。
しかし、導入したもののなかなか結果に結びついていない場合もよくあります。これでは、その投資はムダだったということになってしまいます。このようなムダなコストをなくすためには、導入前にきちんとした評価をすることが必要でしょう。例えば次のような書式を利用して、導入の審査を厳密に行うのです。このようにすれば、ＯＡ機器の安易な導入を防ぐことができ、ムダなコスト支出を抑えることができるでしょう。
ＯＡ機器の分野は技術進歩が早く、パソコンなんかの場合は３カ月程度で新しい機種が出てきます。そのため、最新機種でないと時代に取り残されるような強迫観念が生じがちですが、これに惑わされてはいけません。ＯＡ機器の技術進歩に対応するほど、業務の現場は進歩していません。たぶん、パソコンを使っている場合でもたいていはワープロソフトや表計算ソフトの利用程度ではないでしょうか。
この程度の使い方なら、何も最新機種にこだわる必要はありません。一世代、二世代前の機種でも十分に使えます。最新機種はなかなか価格は下がりませんが、中古機であれば新しい機種が出るごとに逆に安くなります。これを利用しない手はないでしょう。中古機にすれば、最新機種と比較して大幅に購入コストを削減することができます。
なお中古機については専門の業者がありますし、パソコン通信やインターネットでも売買されていますので、こうしたところから情報を入手すればいいでしょう
ＯＡ機器を購入すると、たいていはその後のメンテナンスについて別途契約をしているのではないでしょうか。メンテナンス契約は、何らかのトラブルが発生したときに必要です。
ただ、その頻度はどのくらいあるでしょうか。サービスを受けなければならないほどのトラブルは、年間を通してもそれほど多くはないのではないかと思います。また最近のＯＡ機器は品質もよくなっています。継続的な契約をする必要があるかどうか、トラブルの発生状況をもとに再検討してみたらどうでしょう。
もちろん、再検討といっても、メンテナンス契約をするなといっているのではありません。契約の内容を見直すことを考えるべきだということです。つまり、必要に応じてその都度の契約で対応できないかということなのです。確かに都度ごとの契約だと１回ごとのメンテナンス費用は割高になるかもしれませんが、継続的な契約を結んでいる費用と比べれば低く抑えられるはずです。
パソコンのソフトは、通常はパッケージソフトとして販売されています。これら市販されているものは、ビジネス用の場合たいていは数万円程度します。この値段は、パソコン本体の値段と比べても決して安くはありません。これは、この中に商品化するための包装や流通費用が含まれているからです。
ところが、ソフトはもともと物理的な形はありません。プログラムのコードさえ流通できる手段があれば、何も商品化の必要はないということです。その方法として、最近はパソコン通信やインターネットが注目されています。この方法によれば商品化の経費が不要ですから、個人でもソフトを流通させることができます。これらのソフトをＰＤＳといいますが、無料のソフトをフリーソフトといい、登録料が必要なものをシェアウエアソフトといいます。無料というと、どうせたしたことがないのではないかと思われがちですが、市販されているパッケージソフトをしのぐものもあります。これらを利用することも一考に値するでしょう。
パソコンを利用している場合、必ずアプリケーションのソフトが必要になります。アプリケーションソフトにもいろいろな種類があります。同じワープロソフトでも、異なるメーカからそれぞれ違うソフトが販売されていますが、利用者からみればなじんだソフトを使いたいというのが人情です。そこで、自分がこれまで使っていたソフトを購入して欲しいという要望が出てくることになりがちです。しかし、これにいちいち応じていたのでは、たまりません。
そこで、アプリケーションソフトはどれか一つのソフトに統一すべきでしょう。なれていない人には負担になりますが、その方が購入コストが安上がりですし、ファイルの形式も統一できます。一つのソフトに統一すれば、使い方が分からない場合に、誰からでもサポート受けることができるメリットも生まれます。
ＯＡ機器のサプライ品経費もバカになりません。レーザープリンタのカートリッジは１本１万円前後します。ムダな印刷はなるべくしないようにするのは当然ですが、最近はカートリッジを節約するセーブモードを搭載しているプリンタもあります。これは、インクの濃度を変えることによって、印刷枚数を増やす機能です。そこで正式な文書は、通常通りの濃度で印刷し、未完成の文書を確認するなどの場合にはセーブモードで印刷すれば、カートリッジの節約になります。
また、熱転写方式のプリンタの場合には、感熱紙を利用すればリボンそのものが不要になります。これも、未完成の文書の印刷やテスト印刷に使えば経費節減を行うことができるでしょう。
ＯＡ機器をリースで利用するケースもあるでしょう。技術進歩の速いＯＡ機器の場合、買い取りよりもリースの方が新しい機種に移行しやすいからです。また費用的にも、買い取りのように一度に大きな支払いが発生しないため、利用しやすいというメリットがあります。
ただ、逆にその負担を軽く見過ぎてしまうこともあります。毎月の支払いはそれほど大きくありませんから、機種選択をするとき、ついつい不必要な機能を持った高い方を選んでしまうこともあるということです。
そこで、機械別にあらかじめリース料の限度額を設定しておいて、その範囲で機種選択をするようにしておくべきでしょう。そうすれば、高い機械を安易にリースすることもなくなるでしょう。
社内にネットワーク（ＬＡＮ）を構築している会社も多いでしょう。ネットワークのメリットは、プリンタやファイルを共有できることです。パソコン１台ごとにプリンタを持つ必要がなくなります。ネットワーク上のパソコンのどれかにプリンタが接続されていれば、これを利用することができます。
ネットワークのメリットは、それ以外にもあります。例えば、社内への通知事項については、これまでは回覧や掲示板を利用していたものと思います。これらの方法の場合、文書をいったん印刷しなければなりません。もともとパソコンで作った文書をわざわざ印刷するのは面倒です。こうしたときに、社内のＬＡＮを使えば作成した文書をパソコン上の掲示板に書き込めば印刷を省くことができますし、また周知も迅速に行うことができるでしょう。
もっとも、そのためには掲示板機能を持ったグループウエアのソフトや電子メールのソフトを導入しなければなりませんので、そのコストとの比較検討が必要になります。
パソコンやワープロで作成したデータは、通常バックアップをとっているものと思います。バックアップ用の媒体としては、フロッピーディスクがもっともポピュラーなものでしょう。手軽で、また互換性も高い（ワープロ専用機でもパソコンでも扱える）ことから頻繁に利用されています。
しかし、記録できる容量が小さいために、大量のデータを記録する場合には、複数のフロッピーディスクを必要とします。扱う枚数が多くなると、管理にも困りますし、後からデータを探す場合も手間がかかります。単価は安いですが、大量に扱うとなるとムダもでがちです。
前回も紹介しましたが、最近はデータの記憶媒体としてＣＤ−ＲやＭＯといった大容量のものが出てきています。枚数が多くなるＦＤと比較すれば１枚で済みますので、扱いやすいですし、媒体の単価も安くなっており単位当たりのコストを低く抑えることができます。参考のために、主要な媒体の特色を比較した表を次に掲げておきます。