改善すべき事例
| パソコンからゲームソフトを削除すべきでは(2005.7.18) |
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| 私が在職中から、事務の効率化の一つにパソコンを、全職員に導入を行ってきましたが、振り返ってみますと、パソコンの活用は各職員によって様々でした。 多くの職員は、事務の効率化を考え、創意工夫しながら操作を学び活用に努力しておりましたが、一部の職員は、勤務時間中漫然とゲームソフトを使ってケームに興じておりました。 業務用に購入したパソコンには、何故かケームソフトが、組み込まれておりましたので、利用することは、いとも簡単に出来るのでした。 どんな理由があっても、ゲームをする時間は無いと思います。 したがって、導入されている全てのパソコンから、ゲームソフトを、削除して配置すべきではないかと思います。 |
| 「片仮名」について |
| 以前、国や地方自治体で出す資料に「カタカナ」が多用されていることが問題にされたことがありましたが、最近宮城県が発表した「みやぎ１００年ビジョン」を読んでいて、カタカナの多いことに驚くと共に、日本語では表現が不可能なのか考えさせられております。 内外需バランス型の国家 アングロサクソン同盟 経済のグローバル化 アイデンティティーに裏打ちされた ゼロエミッションを目的とした 資源完全活用型新産業コンプレックス 個人個人へのベストフィット バーゲニングパワー リサイクル、リュース 異業種プロセス間リンク トータル・エネルギーロスの最小化 ビオトープ バイオマスをエネルギーに スーパーブロードバンドネットワーク スペシフィック インタープリター キャッチアップ時代 グローバリゼーション インセンティブ コージェネレーションシステム ビオトープ サスティナブルな農村 地域コンソーシステム 行政情報デジタル・アーカイブ インターフェース機能 インナーガバナンス スペシャルガバメント シティー・マネージャー制度 パブリックインボルブメント フィールドミュージアム ユニバーサルなこころ サレライトオフィス チルドレンファースト スローフード運動 |
こんな一部の管理職が、行政改革を妨げている |
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「職員の意見を聞かない」 コーヒーを飲んで、新聞を読んで、文書のコピーを取って一日を過ごす。自分で判断出来なく、どうしたら良いのか部下に教えを請う管理職。 「それでも管理職として発令されている」 |
グループ制導入の再検討を |
| 平成１１年４月から、グループ制が実施され、従来の課・係制から課・班という組織の改定が行われましたが、当初導入に当たり「グループ制に関する要綱」「グループ制実施要領」で次のような説明がなされていました。 「グループ制に関する要綱」抜粋 （趣旨） 第１条 この要綱は、事務事業の効率的な執行を目指して実施する本庁各部局及び地方労働委員会事務局 （以下 「部局等」という。）に置く課，室及び地方機関（以下「課室等」という。）内における内部組織 形態の変更に関し、必要な事項を定めるものとする。 ２ 前項に定める内部組織形態の変更とは、従来の固定的な組織形態である係制（地方機関における課室制 を含む 。）を廃止し、職員の配置及び事務分担の決定に関する課室等の長の関与を拡充することにより、 情勢の変化に対し即応性の高いグループを編成する形態（本要綱において「グループ制」という。）に改めることをいう。 「グループ制実施要領」抜粋 第１ グループ制導入の背景とねらい 社会・経済情勢の変化、県民ニーズの多様化等、県行政を取り巻く環境の変化に的確に対応し、柔軟かつ迅速で、 実効性ある行政運営を実施していくため、グループ制を導入することとする。 制度導入の背景とそのねらいは、次のとおりである。 （１）柔軟性、機動性の高い分権化された業務執行体制の再編（以下省略） （２）地方機関への分権化・機能強化（以下省略） （３）管理監督者のリーダーシップ発揮（以下省略） （４）再任用制度への円滑な移行（以下省略） |
| 問題点 本 庁 １ 殆どの課で係の名称が班に変わっただけで、当初の目的である７〜８人程度を中心とした グループの編成にはならなかった。 ２ 課長補佐という職名の職員が大量に発令されたが、以前の係長と実態は変わりない。 地方機関 １ 課・室が班と名称が変わっただけでなく、係りが無くなったことにより県民だけでなく、職員 間でも仕事の担当が判らなくなった。 県民の方が、用事があって訪れた際、係り名が無くなったので、用件を聞いてから班の中 の担当者を紹介するという複雑な案内をするようになった。 ２ 実態は、班になったが、事務分担ではそれぞれ個人の正副担当が以前の様に有り、表面 に出さなくなっただけである。 従って、従来の課・係制度が生きていると同じ状態である。 ３ ３〜４人の少人数の課でも、班という名称に変わっただけのところが今でも存在している一 方、あまりに大きな班にしたので、分割して班を増やすようなところもでてきて、当初の目的 が後退してきた事務所も出てきた。 |
| 請求書の押印について |
| 県では、県に対し請求書を提出するさい、記載内容項目の中に請求者の押印を求めております。 個人の場合は、ゴム印以外であれば印鑑登録していないどんな印鑑でも良いのです。 問題は、法人の場合は、社印及び代表者印の押印を求めております。 具体的に現場で問題になるのは、社印だけの請求書や、代表社印だけの請求書が来た場合、社印、代表者印を押印させるため相手方に返送して押印を求めております。 私は、請求する相手が正当な債権者であり請求内容に誤りがなければ、社印もしくは代表者印の押印があれば良いと考えております。 なぜなら、企業の中には代表者印は管理責任者がいて、押印のために決済を必要としているため、いつでも押印出来ないので時間がかかる場合があります。 請求書に日付けが入っている場合、受理してから通常１５日以内に支払うことになっているため、押印だけでなく再度請求書を作成させるようなことがあります。 県では、例外的に公共的料金で相手方に間違いがないということで、電気料金、電話料金、放送受信料等については、陰影が印刷された請求書でも、支払っているのです。 |
不適正支出の再発防止を |
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平成7年度、全国を揺るがした「宮城県の不適正支出」について、一件落着となりましたが、最近教育委員会でまたもや指摘され問題になったので、行政改革のなかで触れるべき問題だと考えております。 職員が処分され、お金を返済すればこれで解決、一件落着では、真の解決ではないと考えます。 |
| 不適正支出の返還の終了（２００３年３月２１日） |
空出張について |
| 不適正支出の中で、問題になった空出張は、宮城県においては、現在皆無になったと思っております。 再発防止の為に改善された内容は、出張前に命令を受けた確認印の押印、旅費の個人口座振り込み、旅費の受領印の押印と共に自筆のサインを記入するようになったこと等です。 実務的な点から改善内容を見ますと、不完全としか言いようが有りません。 現在、旅費の支出の流れを見ますと、出張前の確認印の押印は、事前に予定されていた出張（概算払いといって旅行前に旅費を支給する場合）は、可能です。 しかし、日常多いのは、出勤してから出張する場合は、その都度旅行命令内容をコンピューターに入力して、プリントされた旅行命令票に決裁をうけ、確認印を押すことになっておりますが、事務の合理化省力化をするため導入されたシステムのため、通常は一定期間の旅行内容をまとめて入力しているのが実態です。 従って、事前に確認印を押印するためには、現在のシステムでは事務量が増えてしまい、省力化に逆行しかねません。 個人口座に振り込むことになっても、振り込まれた職員と申し合わせていれば、旅費の不正受領は可能です。 受領印とサインについては、印鑑の押印とサインに要する時間が増えただけで、改善ではないと考えます。 問題は、この様な形式を変えることで、空出張が無くなるのではなく、職員のモラルを変えることです。 特に、管理職の職員一人一人が、これまでの「悪しき慣習をどの様に認識」し、「今後どう断ち切って適正な運営に携わろうとしているか」具体的に明らかにし、再発を防止する為、何が必要なのか明確にすることが、真の解決だと思います。 |
時間外勤務手当ての支給について |
| 県では、時間外手当の縮減を行なおうとしております。 まず、時間外勤務の現状をみますと、本来時間外勤務を命じるのは上司であるのが当然ですが、多くは職員の申し出によって時間外勤務を行なっているのが実態です。 本来、仕事は勤務時間内で処理して行くのが通常であって、例外的に緊急に処理すべき内容や、期限までに処理する必要が出た場合、やむを得ず時間外の勤務によって処理するために命令して勤務を行なものであります。 つまり、職員の申し出によって時間外勤務が行われるということは例外的であって、本来は上司が必要に応じて命令するものです。 当然、上司は日頃の職員の仕事の内容、処理状況を把握していることが、前提にあります。 また、時間外勤務を命じた場合、上司は職員の仕事の内容に応じて時間外勤務を終了させる判断を行なうことも当然なことだと考えます。 したがいまして、時間外勤務を縮減するということは、所属長が職場全体の職員の勤務状況、仕事の進捗状況を的確に把握し、恒常的に時間外勤務を必要とする職場があれば、様々な改善策を行ないどうしても必要な場合は、人員の増員要求も行なって行くことが求められていると思います。 時間外勤務手当ての縮減を、担当者まかせ、勤務状況は部下任せ、この様な管理職がいるとすれば、以前と同じようにサービス残業が起こりかねません。 |
